Category:

Time managment

Time managment

Seminár Škálovanie neziskovej organizácie

by Peter Kulifaj

Písal sa rok, ak si dobre spomínam, 2004. Ešte ako študent strednej školy – priemyslovky, som si povedal, že technické zameranie nebude moja cesta. Nejako sa mi podarilo dostať k organizácii Mládež ulice, kde som až do roku marca 2023 interne pracoval. Za tých takmer 20 rokov som mal možnosť odžiť si prechod z dobrovoľníckeho tímu na tím profesionálny. Zo začiatku sme do činnosti vkladali vlastné zdroje, postupne sa nám podarilo získať prvé projekty. Prešli sme viacerými lokalitami = službami. Ľudia prichádzali a odchádzali. Niektoré fenomény sa začali opakovať.

Rád by som sa v rámci tohto krátkeho seminára s Vami podelil o svoj pohľad na toto obdobie. Bude to síce letom-svetom, ale o to viac sa zameriam na skutočne kľúčové momenty v štyroch oblastiach:

  • ľudia
  • procesy
  • aktivity (teda niečo ako produkt)
  • financovanie

Bude to o tom, čo sa podarilo. Ale aj o nesprávnych rozhodnutiach a ich dôsledkoch. Jednoducho – o pohľade späť, ktorý Vám môže pomôcť inšpirovať sa pre budovanie (škálovanie) vlastnej neziskovej organizácie.

Predajný formulár je vytvorený v systéme SimpleShop.cz.

V prípade, že Vám termín nevyhovuje a témy rozvoja neziskovej organizácie (v celej svojej šírke) sú pre Vás zaujímavé, prihlásiť sa môžete na odber newslettera. Raz za čas Vám v schránke pristanú užitočné informácie.

0 comment
0 FacebookTwitterPinterestWhatsappEmail
Time managment

Kniha Štyri tisíc týždňov – to akože myslí vážne?

by Peter Kulifaj

Pri čítaní knihy Štyri tisíc týždňov od Olivera Burkena som si túto otázku položil neraz. Čakal som ťažký súboj, možno aj smrteľnú ranu pre time managment a plánovanie. Nakoniec sa ukázalo, že GTD a ostatné techniky nielen že nedostali na frak, kniha je len takým jemným pošteklením – ak vôbec. Pár mojich čisto subjektívnych záverov, ktoré ma k tomuto konštatovaniu vedú:

Nepochopenie podstaty systémov plánovania I.

Je pre mňa veľkou záhadou, ako človek nazývajúci sa „geek cez produktivitu“ dospeje k poznaniu, že mať všetko hotové je potrebné brať v doslovnom zmysle. Áno, David Allen dal dokopy systém Getting Things Done, avšak nikdy nesľuboval, že vo výsledku nastane deň, kedy sa jednoducho budete nudiť. GTD má svoje nedostatky (napríklad technokratický prístup a chýbajúci pohľad zhora), no Burkeman mu pripisuje črty, ktoré jednoducho nemá. Nehovoriac o tom, že mnohí ďalší autori a systémy sú na míle vzdialené od toho, ako time managment vníma. Vezmime si len koncept S. Coveyho zhrnutý v knihe Najdôležitejšie veci ako prvé: nejde len o to stúpať po rebríku (úloh) smerom nahor. Dôležité je mať rebrík opretý o správny múr.

Nepochopenie podstaty systémov plánovania II.

Burkeman jednoducho vychádza z nesprávneho poňatia plánovania a týchto systémov. Prichádza s tvrdeniami ako napríklad:

  • čím viac sa snažíme čas kontrolovať, tým sa nám to menej darí – nikto nechce riadiť čas, to sa nedá. Plánujem preto, aby som si utriedil dôležité veci, ktorým sa chcem venovať (a teda aj tie, ktorým sa venovať nebudem),
  • viac produktivity prináša viac úloh – tento poznatok je pre mňa obzvlášť čudný. V zásade tvrdí, že treba byť radšej priemerný až podpriemerný v plnení úloh, lebo kto je vysoko efektívny, dostane sa do pozornosti šéfa, ktorý mu začne zadávať ešte viac úloh. Prosím, toto nie ☹,
  • stredoveký roľník žil takmer idylický život, vyšiel na pole a proste pracoval – napriek tomu, že dni mám naplánované skutočne dôsledne a občas nestíham (k tomu sa ešte dostanem), nemenil by som s ním. Pre vyspelý svet súčasnosti a najmä znalostných pracovníkov je ešte stále náš životný štýl voľbou. Mám trochu pochybnosti, že existenčné ohrozenie stredovekých roľníkov a prežitia ich rodín nebolo veľmi porovnávania vhodné so životom dnešných ľudí vyspelého sveta,
  • zavádzame systémy time managmentu, ktoré nám sľubujú, že budeme mať na všetko čas, takže nebudeme musieť robiť ťažké rozhodnutia – priznám sa, že som ešte nepočul o systéme, ktorý by toto sľuboval,
  • nepozná systém time managmentu, ktorý by bol aspoň z polovice taký účinný, ako prijatie limitov a reality taká aká je – ja osobne nepoznám systém time managmentu, ktorý by nepracoval práve so skutočnosťou, že limity treba rešpektovať a prijatie reality je nevyhnutná podmienka správneho prístupu,
  • vtáky nebeské sa nestarajú o budúcnosť a teda treba žiť v prítomnosti – spomeňme na situáciu, kedy sa Ježiš pohádal so svojou matkou  na svadbe v Káne o tom, či už nastal vhodný čas alebo nie. Nejako sa nakoniec dohodli, ale bolo to tesné. Keď už ideme využívať ako argument náboženskú tématika, nezabúdajme na silné slovné spojenie „Boží plán“, ktorý má svoje neotrasiteľné miesto. Plán – vidíte to tam.
  • Vraj technológie, ktoré používame nakoniec vždy sklamú, pretože zväčšia objem „vecí“, ktoré sa snažíme dostať pod kontrolu – blbosť, technológie sú len nástroj. To je len kladivo. Nič viac, nič menej. Ak viem, ako s ním pracovať, užitočne poslúži.
  • Inbox zero je nereálna vec – hmm…čo ja viem. Ja mám v piatok celkom čisto.

Zoznam takýchto interpretácii by vydal za niekoľko strán, ale radšej končím. Spomeniem už len poslednú vec, ktorá mi prekážala: autor nevhodne zovšeobecňuje. V zásade väčšinu svojich tvrdení podporuje vlastnou skúsenosťou a vydáva ju za všeobecnú (univerzálnu) pravdu. Často používa vždy, nikdy, väčšina z nás, žiaden a pod. Daniel Kahneman napísal skvelú knižku Myslenie pomalé a rýchle – ten by vedel rozprávať o tom, aká je vysoká chybovosť nášho štatistického odhadu, keď sa odrážame len od vlastnej skúsenosti.

Stíham všetko? Nie.

Mne osobne plánovanie pomáha. Občas padne v mojom okolí otázka, resp. zaznie konštatovanie, že či ja všetko stíham. Nie, nestíham. Predstavte si to ako horolezectvo – bavia Vás hory, leziete stále vyššie a vyššie. Kladiete si náročnejšie výzvy a hoc máte skvelé vybavenie a časom aj skúsenosti, nie vždy sa zadarí. A keď už raz aj zdoláte najvyšší vrch sveta, ešte to neznamená, že každý ďalší kopec bude malina. Jednoducho počasie, energie, motivácia a všemožné faktory spôsobia, že sa vrátite pred cieľom. Možno som si vzal blbé vybavenie, ale nemôžem to hádzať len to.

Rovnako je to aj s plánovaním. Mám vymakané nástroje. Čo to viem. Avšak aj mne sa občas preplní inbox, deti ochorejú, dôjde iná pohroma. Jednoducho ostanem visieť na skale. Ak je hlava v pohode, nejako sa mi podarí vrátiť do základného tábora a ďalší deň je nový deň.

Sila kognitívnych presvedčení

V rámci konzultácii pracujem s ľuďmi, ktorým práca prerástla nad hlavu. Skúšajú všetko možné aj nemožné, striedajú aplikácie a prístupy. Robia v zásade to, čo Burkeman popisuje vo svojej knihe. A nefunguje im to! Problémom však nie sú samotné techniky time managmentu. To je len pomôcka, to sú tenisky, ktoré si obujete, keď idete behať. Tie Vás však do formy nedostanú. Do formy (nároky práce/života sa dajú zvládnuť), sa dostanete len prostredníctvom kombinácie nástrojov a vhodných kognitívnych presvedčení . S tými Burkeman nepracuje v knihe (takmer) vôbec. Sebadisciplína. Návyky. Schopnosť povedať nie či vymedziť si hranice. Poznanie svojho prečo. Zvládanie očakávaní. Toto všetko a mnohé ďalšie okolnosti opomenul. V knihe spomína, že snaha mať vymakaný time managment pramenila z úzkosti doby, že nebude plniť všetky očakávania. Lenže tam by to chcelo dačo iné, než točiť online a offline pomocníkov. Ak nie je poriadok v hlave, techniky a systémy to nezachránia. To však neznamená, že nefungujú.

Inak povedané: ak sa rozhodnete pravidelne behávať a žiť zdravšie, skúsite x tenisiek, y aplikácii na počítanie kalórií a neviem čo ešte a napriek tomu zlyháte, nebude to teniskami ani aplikáciami. Áno, potrebujete parťákov, s ktorými si sadnete a aj nad tým treba uvažovať. Avšak presvedčenia a pohľady na zdravý životný štýl budú rozhodujúcim faktorom.

Čítať knihu, ak brutálne nestíhate?

Uvažoval som, či knihu Štyri tisíc týždňou odporučiť známym a klientom, ktorí sú v obdobnom stave/nastavení. Položil som si otázku – oslobodí ich to? Odpoveď je skôr nie. To im môžem rovno povedať presťahujte sa niekde na vidiek, chovajte sliepočky a pestujte zeleninu, zbavíte sa stresu. Ak však chcete zvládať nároky džungle života, siahnite radšej po iných zdrojoch. Zavše vyberám:

Zjednodušte si prácu (Carson Tate) – autorka chápe, že štýl plánovania treba prispôsobiť osobnosti. Prístupov je kopec, hľadanie kompatibility je úplne v pohode.

Najdôležitejšie veci ako prvé (S. Covey) – nejde len o to, že idete. Dôležité mať aj správne nastavený kompas, aby ste sa neplavili nesprávnym smerom.

Začnite s prečo (Simon Sinek) – poznať svoje prečo je klúčové.

Ak predsa len chcete po knihe siahnuť, objednať sa dá v Martinuse alebo v priamo v skvelom nakladatestve Jan Melvil Publishing.

0 comment
0 FacebookTwitterPinterestWhatsappEmail
Time managment

Aplikácie a nástroje pre rok 2022

by Peter Kulifaj

Prelom rokov je okrem iných vecí vhodnou príležitosťou na vyhodnotenie toho, ktoré nástroje pre prácu a produktivitu si ponechať, pridať či sa ich zbaviť. Zistil som, že môj zoznam digitálnych nástrojov sa za ostatné roky riadne nafúkol. Napriek tomu, väčšina z nich ostáva. V roku 2022 ma tak budú sprevádzať:

Spoločníci idúci so mnou ďalším rokom

Todoist – táto aplikácia je extrémne jednoduchá a prehľadná. Zároveň obsahuje všetky prvky kvalitného TO DO nástroja a je pre mňa aktuálne voľbou číslo 1 pre riešenie osobnej produktivity. Vediem v nej agendu všetkých osobných ako i podnikateľských projektov. Napriek svojej “vymakanosti” je v porovnaní s konkurenciou skutočne lacná – stojí ma 4 €/mesiac.

Freelo – tento nástroj používame v Mládeži ulice a tak ma bude intenzívne sprevádzať aj tento rok. Riešime ním vedenie projektov ako i organizácie. Jeho prednosťou je, že je postavený (okrem iného) na komunikácii členov tímu nad jednotlivými úlohami a nám do značnej miery odpadá prehistorické používanie mailov na tento účel. Freelo platí organizácia, takže mňa nestojí nič – inak sme v tarife Team čo je okolo 85 €/mesiac (počet užívateľov nie je obmedzený).

Raynet – CRM software, ktorý používam na správu kontaktov a obchodných príležitostí. Primárne nie som obchodník, no to je práve dôvod, prečo som do takto orientovaného sofwaru šiel. Potreboval som trochu nakopnúť, aby sa mi rozbehli aktivity mimo zamestnania a uvedomoval som si, že bez aktívneho predaja to nejde. Toto české CRM je podľa mňa na úžasnej svetovej úrovni. Tomu zodpovedá aj cena – aktuálne od januára 2022 to je 30 €/mesiac.

Lastpass – správca hesiel, ušetril mi zatiaľ množstvo času (a asi aj problémov). Uvažujem však, že prejdem na riešenie zabezpečenie počítača od Esetu, ktorý tiež ponúka správu hesiel, tak uvidíme. Tento rok to podľa všetkého ponechám tak. Cena je okolo 4 €/mesiac.

Atext – jednoduchá aplikácia, ktorá slúži k jedinému účelu. Mám v nej uložené rôzne skratky k textom, ktoré sa následne automaticky doplnia. Nezdá sa to, ale šetrí to skutočne veľa času. Tak napríklad pri skratke “cuPK” mi vypíše číslo účtu, pri “faMU” mi hodí komplet fakturačné údaje Mládeže ulice a podobne. Cena: 5 €/jednorázovo.

Google one – uvažoval som, že si túto službu nepredĺžim a to najmä z dôvodu, že prvý rok začínam s Office 365, ktorý ponúka bohatý priestor na ukladanie dát. Napokon som si povedal, že tých 20 €/rok nie je až tak veľa a ak nič iné, záloha médií (nielen) z telefónu sa oplatí (mám mobil Google Pixel, takže tie prepojenia sú tam krásne vymyslené).

Google kalendár – k tomuto pomocníkovi ani nie je čo dodať. Je to prvé okno, ktoré ráno otváram (teda, druhé – prvé je to skutočné). Prehľad v termínoch musí byť.

Brain.fm – myslím, že to bolo v roku 2019, kedy som si povedal, že brain.fm nepotrebujem. Veď je tu youtube, ktorý ponúka množstvo hodobných “žánrov” zameraných na sústredenie sa pri práci. Vydržal som asi tri mesiace a vrátil sa k brain.fm. Tá “hudba” je ako droga. Tak som si na ňu zvykol (hoc mi z počiatku liezla na nervy), že sa pri nej najlepšie sústredím (len pre zaujímavosť – brain.fm sa snaží odbornými štúdiami podložiť, že melódie skutočne oplyvňujú fungovnie mozgu požadovaným spôsobom). Cena je v prepočte bez mála okolo 4 €/mesiac.

Loom – super nástroj na nahrávanie obrazovky s tým, že v rohu vidno aj “nahrávača”. Používam free verziu (video do 5 minút) ak potrebujeme niečo vysvetliť kolegyniam či klientom a táto forma je vhodnejšia ako mail/telefonát a veľmi to pomáha.

Noví parťáci

Calendly – aplikácia na rezervácie termínov. Poznám ju už dlhšie, no až teraz idem do platenej verzie. Jej hlavný prínos je v tom, že ponúka klientom bloky na stretnutia/hovory v definovaných časoch. Automaticky teda “číta” všetky mnou definované kalendáre a vie ponúknuť len taký čas, ktorý je práve voľný. Uhrádzam cca 7 €/mesiac a hoc služby tejto aplikácie využijem len občas, v podstate sa mi hodnota vráti – najmä v prípadoch, kedy obvyklé dohadovanie sa na termíne zaberie niekoľko mailov či telefonátov.

Toggl – tracking času, pre mňa trochu z kategórie “nice to have”, ale veď na rok skúsim. Využívam verziu Starter (8 €/mesiac), vďaka čomu viem pri zákazkach nastaviť hodinovú sadzbu/časovú dotáciu. Veľmi som na touto aplikáciou uvažoval a to najmä z dôvodu, že mám doživotnú licenciu na podobný počin pod názvom tasklog.app. Opäť ide o počin človeka z ČR – v zásade rád uprednostňujem lokálnych výrobcov. Avšak sociálne siete, staré články na webe a celkovo nezmenená funkčnosť aplikácie za ostatné roky vo mne vyvoláva pocit, že sa na vývoji a vylepšeniach sa už nepracuje. Čo je škoda, lebo nejaký ten widget pre Android a vylepšenie práce s projektami a vychytanie pár ďalších múch by znamenali dotiahnutie sa na Toggl. Čas ukáže a možno sa raz k tejto aplikácii vrátim.

Office 365 – akože žiadna prevratná novinka, ale faktom je, že doposiaľ som bežal na “krabicovom” riešení od Microsoftu. Pár dní som uvažoval na Google Workspace v platenej verzii. Nejaké iracionálne (alebo racionálne) obavy vo mne mi však stále vraveli, že treba mať kancelársky balík aj offline, nie len online. Možno ma to raz prejde a skúsim to bez MS Office.

Pohoda – tento účtovný soft od Stormware používam dlhé roky v práci/zamestnaní. Pre svoje aktivity mimo som chcel niečo viac sexi, preto som skúšal fakturoid, superfaktúru a nakoniec skončil na pol roka pri idoklade. Napriek tomu, že všetky tieto nástroje sú skutočne veľmi prehľadné a pre vystavovanie faktúr a základnú analyticku dostatočné, Pohoda za rovnakú cenu (a v konečnom dôsledku počas rokov aj menšiu) ponúka oveľa viac – hlavne v oblasti sekundárnej práce s dátami. Doteraz celkom nerozumiem, ako idoklad nemôže obsahovať agendu prijatých objednávok…v zásade som do toho šiel najmä pre skvelú integráciu s Raynetom. Avšak táto výhoda sa napokon ukázala ako nie rozhodujúca a dostatočná.

Kto končí

Jedno z málo trápení, ktoré sa mi dlhodobo nedarí v oblasti aplikácií vyriešiť je nástroj na tvorbu myšlienkových máp. V roku 2021 som používal Xmind, avšak chýbajúca synchronizácia s mobilom (ona nejaká je, len zložitejšou cestou dosiahnuteľná) bola značným problémom. A tak stále hľadám.

A čo fyzické nástroje?

Stále ostávam verný svojmu papierovému diáru od Franklin Planner, slúchadlám Sony 1000XM2 (hoc už majú svoje roky), hodinkám od Garminu a časovaču Eurochron EDT 900. A to je tak všetko.

0 comment
0 FacebookTwitterPinterestWhatsappEmail
Time managment

Deep Focus Planner zabojuje o Vašu pozornosť

by Peter Kulifaj

S papierovými diármi a plánovačmi sa roztrhlo vrece a na trhu sa objavila ďalšia, tento krát slovenská novinka. Stojí za ňou Peter Sasín, spoluzakladateľ NLP Akadémie (zameranie na neurolingvistické programovanie).

Prvé dojmy

Konečne žiadne bodky. Nič proti plánovačom bodkovaného druhu (ako napríklad Bullet Journal), no pre ich používanie treba slušnú dávku vedomostí/zručností, inak ostávajú len drahými zápisníkmi. Naopak Deep Focus Planner (DFP) patrí do kategórie tých plánovačov, ktorým nechýba jasná štruktúra. Nie je to ten typ auta, pri ktorom by ste si museli zamazať ruky od oleja, aby ste z neho vytlačili maximum – pri DFP nasadáte do vyššej strednej triedy s automatickou prevodovkou a množstvom asistenčných systémov. Tomu zodpovedá aj kvalita väzby a tip papiera – obal je pevný, pero a papier si rozumejú, nechýba záložka.

Zdroj: NLP Akadémia

Štruktúra DFP

Napriek tomu, že v diári nájdete zopár ™ označení, spája už len objavené a osvedčené prvky plánovania. Nemá to byť v tomto prípade výhrada, skôr kompliment. Úvodná časť je venovaná pomenovaniu životnej misie, dlhodobým aj krátkodobým cieľom, vrátane pohľadu na rôzne životné oblasti/okruhy. Na spodnej lište pri cieľoch nájdete PROGRESS COACH ™ , jeden z marketingových trademark prvkov – v skutočnosti bežný habit tracker určený na zaznačovanie si budovania návyku. Vyplniť si môžete ešte svoje ranné a večerné rutiny, čo mi príde veľmi fajn. Následne narazíme na srdce celého plánovača – DENNÚ ČASŤ.

Každodenné plánovanie

Je len veľmi málo papierových diárov s pevnou väzbou, ktoré si môžu dovoliť venovať dva listy jednému dňu – v prípade DFP tak pracovným dňom ako aj víkendom (ako sa mu to podarilo sa dozviete nižšie). Štruktúra je veľmi jasná – nastavíte si tri primárne úlohy a niekoľko sekundárnych. Nepotrebujete poznať Eisenhowerovu maticu delenia úloh či koncept veľkých kameňov a piesku – ak tieto základy však ovládate, pomôže Vám to v rozhodovaní o tom, čo je primárna a čo sekundárna úloha. Časť listu je vyhradená klasickej časovej línii, preto si môžete poznačiť termíny stretnutí, prípadne to využiť na zaznačenie si blokov na (nielen) hlbokú prácu. Pravá strana dvojlistu obsahuje zopár “štartovacích” otázok na ráno a “hodnotiacich” otázok na večer + priestor na poznámky. Nechýba samostatný list na vyhodnotenie týždňa a jedna strana pre rámcový plán na týždeň ďalší. Skutočne luxusný priestor na vypísanie sa.

Kto nemá rád teóriu a chce rovno začať s diárom pracovať, nie je problém. Osobne by som odporučil využiť aj ponuku vzhliadnuť online kurz Plánuj ako profík, ktorý je k DFP zdarma. Autor v ňom podrobnejšie hovorí o tom, ako s jednotlivými časťami pracovať.

Viem byť s DFP plne papierový?

Myslím si, že nie. V diári chýba priestor na vedenie dlhších zoznamov (databanku úloh), ktorú by ste si mohli následne distribuovať do jednotlivých dní a týždňov. Na konci diára síce nájdete zopár voľných strán na poznámky, no to nebude postačovať na rozsiahlejšie zoznamy či projekty s definovanými úlohami. DFP kladie skôr dôraz na aspekt každodenného sústredenia = mám TO DO aplikáciu alebo iný nástroj, kde si vediem prehľad všetkých úloh, záväzkov a zodpovedností. V rámci týždenného plánovania pomenujem prioritné úlohy a potom – každý deň – si sadnem ráno k ich prenosu do denného plánu. Počas dňa ostáva na stole otvorený papierový diár a už len škrtám zelenou farbičkou splnené vecičky. Takto nejako to robím so svojím Franklin Planner plánovačom a myslím, že základný princíp Deep Focus Planneru je v tomto podobne uplatniteľný.

Zdroj: NLP Akadémia

Ako to, že je toľko priestoru na denné plánovanie

Je to veľmi jednoduché. Jeden DFP je určený len na 3 mesiace a teda na rok ich potrebujete štyri. Sám som zvedavý, ako tento experiment dopadne. Doposiaľ si iné značky trúfli maximálne na polročné plánovače a rovnaký rozsah má len riešenie s veľmi podobným názvom – Focus Notebook.

Z praktického hľadiska vnímam obmedzenie v tom, že každá jedna verzia DFP obsahuje polia pre víziu, 5 a 10 ročné plánovanie. To je pri 3-mesačnej výmene trochu zbytočné (ak mierne reevidujete svoje dlhodobé plány raz do roka – OK, ale každé 3 mesiace je mimo logiku a tak Vám nezostáva nič iné, len ich prepisovať). Možno by to do budúcna vyriešila obálka v obale diára. Vízia, resp. dlhodobé plány by sa písali na vložený hárok a len sa prekladali z jednej verzie do druhej (inšpirovať sa dá práve Focus Notebookom).

Pre koho je DFP určený

Začnime cenou. Ak využijete ročné predplatné a objednáte si hneď 4 ks, tak aktuálne zaplatíte 18,90 €/ks, teda cca 75 €/rok. To je cenová hladina, v ktorej sa ponúkajú náplne do prémiových plánovačov s hrebeňovou väzbou ako ADK alebo mnou využívaný Franklin Planner. K nim je však potrebné pripočítať vstupnú investíciu za obal a tiež skutočnosť, že A5 formát takéhoto plánovača zostáva veľký po celý rok – Deep Focus Planner má rozumný rozmer obvyklého diára. Pri takto nastavenej cene však nejde smerovať pozornosť na študentov a plánovačov začiatočníkov, ako to robí viacero iných výrobcov. Myslím si, že DFP je vhodný najmä pre freelancerov/ky a znalostných pracovníkov/čky všetkého druhu (účtovníci, lektori, konzultanti, predajcovia a pod.) či podnikateľov/ky. Skrátene povedané pre všetkých nás, ktorí pracujeme s množstvom úloh, potrebujeme ich dostať pod kontrolu a vnímame, že každodenná opakovaná štruktúra plánovača nám v tom môže pomôcť.

Záverečné zhrnutie

To, čo mi trochu nesedí na DFP ani tak nie je diár samotný. Vyrušujeme ma marketing okolo – prvý plánovač pre vysoký výkon//zmení Váš život//koniec chaosu, stresu a prokrastinácií + všetky tie ™ prvky. Jednoducho – nie je prvý ani jediný, paradigma vysokého výkonu je riziková, kto aspoň trošku občas neprokrastinuje klame (alebo žije v sebaklame), život zmeníte len vy sami. Diár zostane vždy iba (viac či menej) dobrým nástrojom. Milujem diáre a plánovanie, knižnica sa hemží touto tématikou a verím tomu, že je to skvelá a pre život nevyhnutná vec. Avšak, nie je za tým žiadna mágia, nečakajte kúzla a čary. Len pot, drina a slzy Vám prinesú výsledky – a ani to negarantujem 🙂

A teraz vážne: Deep Focus Planner je celkom dobrý plánovač. Svojou štruktúrou vedie k plneniu úloh, čo je v oblasti dosahovania cieľov kľúčová vec. Pokiaľ uprednostníte vopred danú štruktúru pred tým, aby ste si vytvárali vlastnú a zároveň spadáte pod skupinu uvedenú pár riadkov vyššie, isto ho skúste. Uvidíte, ako Vám sadne do ruky…

Predstavenie DFP Petrom Sasínom
0 comment
0 FacebookTwitterPinterestWhatsappEmail
Time managment

Cvičebnica GTD sa veľmi nevydarila

by Peter Kulifaj

Kniha Geting things done (alebo po našom aj “Mať všetko hotové”) sa stala už takmer povinným čítaním pre všetkých, ktorí si chcú vytvoriť a udržať poriadok vo svojom pracovnom (aj osobnom) workflow. Jej prvé vydanie sa datuje ešte do roku 2001 a nie je preto prekvapením, že v kníhkupectvách už nájdete aktualizovanie vydanie z roku 2015. David Allen sa najnovšie pustil do ďalšieho “derivátu” svojho produktu a prišiel s “Mít vše hotovo v praxi – cvičebnice produktivity bez stresu“. Ako pokročilý fanúšik tohto konceptu (v modifikovanej podobe) som po nej hneď siahol. Žiaľ, zostal som celkom sklamaný.

Pre koho je táto kniha určená?

To je hneď prvá záhada. Človek neznalý GTD z nej nemôže mať takmer nič. V mnohom chýba kontext teórie a všetko toho, čo túto metódu robí jedinečnou. Autor to mierne zachraňuje QR kódmi, ktoré obsahujú doplňujúce videá, ale do hĺbky sa veru nejde. Viem si však predstaviť, že to čitateľov motivuje ku kúpe samotnej “materskú” knihu. Skúsený užívateľ či užívateľka sa nedozvie nič nové. Už aktualizované vydanie knihy z roku 2015 sa o digitálne nástroje len obtrelo a cvičebnica v tomto smere nejde o nič ďalej. Mierny prínos tak môže cvičebnica mať najmä pre tých, ktorí čítajú súčasne knihu (po prvý krát) aj cvičebnicu a prechádzajú si proces implementácie GTD.

Toto bude asi drsné, no ak by nebol na obálke ako autor uvedený David Allen a dostal by sa mi text do ruky, povedal by som, že ho napísal nejaký chalanisko (alebo dievčina) ako súčasť seminárnej práce po tom, čo si raz pôvodnú knihu preleteli rýchločítaním. Po grafickej stánke sa v knihe objavujú zbytočne veľké ikony, niektoré texty sa duplikujú či boli pre mňa značne nezrozumiteľné. Najvýraznejšími príkladmi posledných dvoch charakteristík pre mňa bol kontrolný zoznam k týždennému hodnoteniu (s. 186), ktorý bol totožný s kontrolným zoznamom k premýšľaniu (s. 192) čo mi prišlo trochu, ani neviem ako to nazvať – plytké? Ale priznávam, že tieto pasáže sú už v závere knihy a bolo to v čase, kedy sa mi nazbieralo viacero nespokojných pocitov s knihou a táto skutočnosť bola len zavŕšením všetkého. Dojmy floskúl a povrchných rád boli tým, čo mi na knihe vadilo ešte o čosi viac. Pasáže slov užívateľov GTD nič nehovoria (okrem toho, že im metóda v podstate zachránila život), cvičenia sú písané v štýle lifestile časopisov a rady tipu “pred odchodom na dovolenku sa pokúste dobehnúť, vyriešiť a aktualizovať svoje pracovné záväzky” sú za všetky drobné.

Mrzí ma aj to, že kniha zostáva vo svete, kde mail je hlavný pracovný nástroj (spolu s papierom a perom) a zabúda sa na to, že pre prácu s úlohami je vhodnejšie využívať špecializovaný software: či už Freelo, Todoist alebo Treelo. Rozumiem však, že ide o cvičebnicu pre začiatočníkov.

Nechcem tým povedať, že GTD je nanič. Práve naopak. Dlhé roky mnohé postupy využívam a spolu s postupmi “školy” Franklina Coveyho je to ideálna dvojica ako mať veci +/- pod kontrolou. Ak by som však s GTD začínal, tak idem buď najprv do hnihy a potom knihy a cvičebnice alebo siahnem po diele Zen a hotovo. Zdá sa mi, že práve o toto sa D. Allen snažil – minimalizovať svoj systém. Lenže Leo Babuta to spravil lepšie 🙂

0 comment
0 FacebookTwitterPinterestWhatsappEmail
Time managment

3 dôvody prečo si vybrať Freelo do neziskovky/sociálneho podniku

by Peter Kulifaj

Začnem trochu inak, než by ste možno očakávali: Freelo nie je najlepšia aplikácia na riadenie projektov a kooperáciu tímov nad úlohami, ktorú by ste na trhu našli. Pri porovnaní s priamou konkurenciou ako je Trello, Jira, Teamwork, Basecamp a mnohými ďalšími je to stále súboj Dávida s Goliášom. Skutoční fanúšikovia obdobných nástrojov nájdu X dôvodov, prečo nie je Freelo papierovým favoritom. Zavše spomeniem integrácie s aplikáciami 3. strán, kde sa Freelo na také Trello fakt nechytá.

ALE: Výsledok biblického príbehu poznáte. Aj v tom našom je niečo, čo robí Frello jedinečným a môže byť skvelým argumentom pre jeho využívanie a poraziť veľkých hráčov. Ešte väčšmi to platí, ak ide o neziskové organizácie či sociálne podniky.

ZÁSAH ČÍSLO 1: OBCHODNÝ MODEL = CENA

UPDATE: 1.12.2021 došlo k výraznému zvýšeniu cien. Za tarif team je suma cca 85 €/mesiac, teda ročná platba sa pohybuje na úrovni cca 1 000 €. To už je na menšiu NGO celkom dosť…

Keď poviem, že za projektový software platíme v Mládeži ulice cca 50 €/mesiac (teda niečo cez 500 €/rok – ide o tarifu TEAM), stretol som sa u kolegov z neziskoviek s pohľadom hovoriacim “celkom dosť”. Väčšinou sa zdá cena vysoká tým ľuďom, ktorí nič podobne nikdy nevyužívali, neplatia si Google Workspace či iný software. U tých ostatných stačí dodať “bez ohľadu na počet užívateľov” a hneď to naberá iné rozmery. Podobný obchodný model má Basecamp, kde zaplatíte taktiež bez ohľadu na počet užívateľov cca 100 €/mesiac. Pri Trello je to cca 10 €/užívateľ/mesiac, Jira okolo 7 €/mesiac/užívateľ. Aby som to skrátil – aplikácie založené na platbách za užívateľa sa dorovnajú cenu za Freelo pri 5-6 užívateľoch.

Pokiaľ teda pracujete s väčším mnostvom pracovníkov/dobrovoľníkov, ktorí môžu participovať na úlohách organizácie hoc len v drobných podobách (čo je v NGO úplne bežné), odpadá Vám rozhodovanie za koho platiť a koho “hodiť cez palubu”. A to je obrovská výhoda.

ZÁSAH ČÍSLO 2: RASTIETE SO SYSTÉMOM

Keď som začínal s Freelom ja (a nie je to tak dávno), nebolo možné k úlohám pridávať podúlohy. Dalo by sa povedať WTF – na čo je soft na prácu s úlohami, ktorý nezvládne subtasky. Naštastie som sa preklikal k ich Roadmap (aké sú plány vývoja) a zistil, že táto funkcia je na obzore. Tak som si počkal. Medzi tým som sa naučil s Freelom celkom dobre pracovať. Každý upgrade, ktorý medzičasom prišiel mi

  • a) spravil veľkú radosť, pretože vylepšenia boli zatiaľ vždy k mojej užívateľskej spokojnosti a zjednodušili mi prácu
  • b) jednoducho a rýchlo som si naň zvykol -> ľahko sa integrujú novinky, keď základ poznáte

Nalodenie tímu ju jedna z najväčších výziev, v neziskovke možno ešte o čosi náročnejšia ako vo firmách. Nemáme podnikové systémy a viac sa sústredíme na obsah ako na procesy. Jednoduchosť v porovnaní s konkurenciou je za mňa v tomto smere výhodou. Ľudia v tíme sa s ním skamarátia skôr ako s takou Asanou, ktorá je komplexnejšia/zložitejšia. Zároveň je tu však perspektíva toho, že Freelo sa bude funkcionalitami postupne približovať veľkým hráčom. Pokiaľ Váš team bude tieto zmeny zažívať evolučne, bude to o to jednoduchšie. Je to tak trochu aj argument, prečo sa nalodiť skôr než neskôr. O pár rokov táto výhoda už nemusí byť v platnosti 🙂

ZÁSAH ČÍSLO 3: STÁLE IDE O LOKÁLNY PRODUKT

Tým, že je Freelo tvorený v Českej republike, reálie zákazníkov sú v mnohom podobné nám v SR. Neziskové organizácie majú špecifické potreby oproti podnikateľským subjektom. Predpokladám však, že Freelo partia má záujem zamerať sa aj na tento segment trhu a ak budú produkt prispôsobovať CZ neziskovkám, je to + aj pre nás. Tvorcovia majú zároveň ešte kapacity počúvať spätné väzby od zákazníkov a tak môžete posielať námety na nové funkcie alebo o podnetoch iných hlasovať. Prípadne sa Vaša potreba dostane “tam hore” cez zákaznícku podporu celkom jednoducho. Angličtina v rozhraní nie je už asi pre väčšinu ľudí problém, avšak slovenská lokalizácia tiež poteší.

POSLEDNÁ NÁMIETKA

Na záver si dovlím ešte jednu námietku, ktorá mi ide hlavou a občas zaznieva. Freelo je úzkoprofilové a okrem práce s úlohami a reportovania/časovača, neponúka nič viac. Môžete ho napojiť na fakturačný software alebo nejaké to CRM-ko, ale za každú ďalšiu aplikáciu platíte zvlášť. A to môže celý ekosystém značne predražiť. Najmä ak aplikácie tretích strán majú poplatky viazané na užívateľa. Myslím, že toto pochopila aj novovznikajúca lokálna konkurencia a snaží sa prísť s riešeniami typu ALL IN ONE. Pokiaľ by tieto konkurečné systémy boli funkciami porovnateľné a zároveň pracovali taktiež s cenou neviazanou na užívateľa, ale inú metriku – bude to súboj dvoch Dávidov (alebo Goliášov). Sám som zvedavý, do akej miery si vo Freelo povedia “robíme jednu vec a tú perfektne” a kedy sa ukáže, že užívateľ nechce preklikávať medzi X aplikáciami – chce to mať pekne pokope. Nateraz si myslím, že Freelo má pred touto konkurenciou slušný náskok pokiaľ ide o funkcie, podporu a všetko ostatné okolo. Preto by som do vznikajúcich “všetkoschopných” riešení aktuálne nešiel.

ÚVOD NA ZÁVER

Zhrnuté a podčiarknuté, Freelo je pre Vás vhodný najmä v situácii, keď v organizácii doposiaľ žiadny systém na prácu s úlohami nepoužívate. Prípadne pracujete v zdieľanom Google sheete – kvalitatívny posun isto pocítite. Ak už máte zabehnutý iný soft a ľudia v tíme sú s nim OK, nič nemente. Prečo aj? 🙂

V prípade, že by ste potrebovali podrobnejšie info o tom, ako Freelo (alebo aj iný systém) používať či úspešne zaviesť v organizácii, pokojne mi napíšte.

P.S: Freelo pracuje pekne aj so šablónami. Príklad jednej z nich pre MVO je tu:

0 comment
0 FacebookTwitterPinterestWhatsappEmail
Time managment

FOCUS notebook – prvé dojmy

by Peter Kulifaj

Ako zanietený fanúšik plánovania som sa veľmi potešil vydaniu novej verzie Focus notebooku. Stojí za ním známy český lektor osobnej produktivity Daniel Gamrot, ktorý dal dokopy množstvo iných super vecí. Teraz prichádza s prísľubom papierového plánovača pomáhajúcemu sústrediť pozornosť užívateľa a užívateľky na kľúčové úlohy a záväzky.

Zo zverejnených fotografií som si nevedel spraviť komplexný obraz toho, čo ma po otvorení FOCUSu čaká. Prvé dojmy boli mierne rozpačité. Viac ako polovicu obsahu tvoria bodky. Inak povedané – namiesto prázdnych stránok máte stránky s bodkami (tento rok sú trendom u viacerých tvorcov papierových diárov). Ostatné časti sú určené na zaznamenanie si výsledkov a určenie ďalších krokov k ich dosiahnutiu. A napokon je tu “frgál” – dve kružnice, kde si spíšete čo chcete pomocou plánovača dosiahnuť. V čom spočíva kúzlo FOCUS notebooku?

Plánovači znalí konceptu Getting Things Done (postačovať by malo aj Zen To Done) a prístupu Najdôležitejšie veci ako prvé by nemali mať problém sa do vypĺňania FOCUS notebooku pustiť na prvú dobrú. Pre všetkých ostatných je tu 33 stranový handbook (odkaz pre manželku – áno, aj papierový diár môže mať návod), kde je podrobne popísané, ako z FOCUSu vyťažiť maximum.

V zmysle inštrukcií som začal s vypĺňaním frgálu. Začal som na nečisto, nechal si veci deň/dva uležať a potom sa vrátil k prepísaniu do originálnej šablóny. Pre mňa osobne je tento krok kľúčovou pridanou hodnotou celého FOCUSu. Toto bola tá fáza, kedy som vystúpil mimo svoju komfortnú zónu, zamýšlal sa, škrtal, ujasňoval si čo chcem. Vypĺňanie ďalších častí už šlo jednoducho – stačilo prepisovať veci z frgálu na jednotlivé stránky požadovaných výsledkov. Systém ďalších krokoch je skvelým nástrojom sám o sebe a tí, ktorí s ním nemáte skúsenosť nájdete vo FOCUSe skvelého “sprievodcu” neustále Vás vracajúceho k magickej otázke “Aký je ďalší krok?“.

Focus notebook som nastavoval asi štyri hodiny, no bol to čas, ktorý stál za to. Na konci prišiel pocit radosti z toho, na čo som sa podujal. Rozpačitosť rýchlo vymizla a už ma čaká len plnenie jednotlivých krokov.

A kde je sľúbené kúzlo?

Ako pre každý nástroj, aj pre FOCUS notebook platí – jeho prínos je len taký veľký, aká veľká je sebadisciplína a pochopenie jeho využitia majiteľom či majiteľkou. Po mesiaci je skoro hodnotiť, no stalo sa zopár vecí – na webe nizkoprah.sk pribudli nové články, vytvoril som si LinkedIn konto, spustil som online formulár na objednávky konzultácií. Je to možno odklon od plánu, ktorý som dal na papier prvý deň, ale veci mi dávajú zmysel. A to je fajn…

Pokiaľ by ste radi FOCUS videli a držali v ruke skôr, ako do toho pôjdete – pokojne mi napíšte. Mám niekoľko kusov u seba.

Ešte pár tipov na záver:

  1. Focus notebook sa predáva s obalom aj bez obalu. Vzhľadom na to, že má vložené listy, do obalu by som isto investoval (stačí raz).
  2. Na písanie používam mazacie pero PILOT Frixion. Trochu sa texty pretláčajú na zadnú stranu listu, možno nájdete vhodnejšiu alternatívu pera alebo s týmto obmedzením počítajte (nie je extra výrazné).
  3. Nápad na ďalší krok nemusí prísť hneď, netreba sa tým trápiť a hľadať ho za každú cenu.
  4. Jeden FOCUS je určený na cca 3 mesiace a teda nápady a poznámky v ňom zapísané budú rýchlo minulosťou. Zatiaľ som neprišiel celkom na to, čo s tým – asi budem digitalizovať, keďže už teraz viem, že časť z nich budem potrebovať aj v ďalšom 3 mesačnom období (zlatý Franklin Planner s hrebeňovou väzbou).
  5. Na Facebooku je pre užívateľov uzatvorená podporná skupina. Isto ju využívajte na otázky a inšpirácie.

Pri práci s FOCUS notebookom mi docvaklo, že si môžete vybrať z dvoch základných druhov plánovačov. Sú tu tie, ktoré otvoríte a hneď začnete písať do predpripravených koloniek a strán. Snažia sa byť maximálne intuitívne a ich hlavnou prednosťou je, že sa veziete. Je to ako auto s automatickou prevodovkou a top systémami, kde len točíte volantom, stláčate plyn + brzdu a sem tam dáte smerovku. Inak sa môžete plne sústrediť na premávku a neriešite, ako auto funguje. Čo Vám budem hovoriť, vraj APPLE o tom vie svoje. Prípadne taký nedatovaný Doller.


A potom je tu druhá kategória. Nadupadný “manuál” s úžasným pocitom pri preraďovaní, cítite každú otáčku motora, užívate si zákruty či kopce a dokonca, pre skutočných machrov sú tu aj verzie, kde môžete otvoriť kapotu a nastaviť si motor podľa seba. Nech to má tie správne grády.


Ak máte radi rallye, určite nastúpte.

0 comment
0 FacebookTwitterPinterestWhatsappEmail
Time managment

Ako vybrať diár srdcu aj rozumu blízky?

by Peter Kulifaj

Život bez papierového plánovača si viem len ťažko predstaviť. Dá sa to, ale je to ako život bez rannej kávy, výletov do prírody, stretnutí s blízkymi, tajného maškrtenia a mnohých iných vecí. Je to jedinečný spoločník. Stojí pri mne vždy, keď si potrebujem utriediť myšlienky, rozhodnúť sa o prioritách a získať pevnú pôdu pod nohami. Je súčasťou každého môjho dňa.

Dlhé roky ma sprevádza Franklin Planner. Jeho koncept je postavený na myšlienkach S.F.Coveyho, autora známej knihy 7 návykov skutočne efektívny ľudí ako i menej známej Najdôležitejšie veci ako prvé. Raz za rok si vďaka nemu sadnem a zamyslím sa nad svojimi kľúčovými životnými rolami a hodnotami. Naučil ma plánovať každý mesiac aj týždeň, denné plány sú úplná rutina – v tom najlepšom zmysle slova. Skombinoval som myšlienky pána Coveyho s konceptom Getting Things Done a mnohými ďalšími (pre inšpiráciu mrknite na prehľad kníh v mojej knižnici) a dostal sa k výsledku, ktorý ma posúva.

Pre upresnenie, popri papieri som aj plne elektronický. V aplikácii Trello som mal ,,nahodený” celý svoj život (pre rok 2021 dám šancu českému Freelo). Google kalendár maká naplno tiež. Keby ste ma zobudili o polnoci, mrknem do mobilu a je jasné, čo ma kedy čaká a aké mám záväzky. Aj keď neviem načo by ste to robili.

Maximálny potenciál, ako mať veci pod palcom som nenašiel v digitálnych nástrojoch. Nenašiel som ho ani v papierovom plánovačí. Skrýva sa v prepojení týchto dvoch svetov.

Pokiaľ z papierového diára chcete spraviť každodenného spoločníka, ktorého budete milovať, je užitočné zodpovedať si na 5 jednoduchých otázok?

  1. Páči sa mi?
  2. Dokážem ho využiť na zachytenie kľúčových rolí?
  3. Je môj život viac o konkrétnych termínoch a časoch alebo o úlohách a prioritách?
  4. Ako si “sadne” s elektronickými nástrojmi, ktoré v súčasnosti používam?
  5. Aké očakávanie na zlepšenie svojho života od plánovača mám?

Páči sa mi?

Priznám sa, že moje estetické cítenie nie je práve najlepšie a prednosť dávam funkčnosti. Na Martinuse nájdete množstvo – vzhľadom atraktívnych – zápisníkov. Som k mnohým z nich skeptický pokiaľ ide o pridanú hodnotu čo sa obsahu týka. Chápem, grafika predáva. Ak by som mal však pomenovať jeden diár s príbehom, ktorý očarí užívateľa alebo užívateľku a vystačí si s formátom A6, určite spomeniem www.karouch.sk.

Zdroj: www.karouch.sk

Diár prináša aj zážitok, ktoré elektronické nástroje nevedia poskytnúť. Možno je to banalita, ale treba to skúsiť: červená, oranžová a zelená. Tri pastelky, tri výsledky. Je príjemný pocit vziať poslednú menovanú do ruky a prechádzať po úlohe, ktorá to má za sebou. Táto emócia je ešte o kúsok silnejšia, keď na konci dňa mám pred sebou zelenú lúku, sem tam nejaký ten žltý kvietok.

Drobný tip – doprajte si kvalitné pastelky rovnakej veľkosti a sledujte, ako sa v priebehu roka mení ich dĺžka. Je to taká offline spätná väzba, ako sa Vám darí.

Ako sa Vám diár páči, či sa Vám doň príjemne píše a či zaujme na stole je hlasom srdca. Ostatné oblasti sú väčšmi hlasom rozumu.

Dokážem ho využiť na zachytnie kľúčových rolí?

Je úžasné, ak sa tvorcom podarí nájsť rovnováhu medzí rozsahom diára a ponúknutým priestorom na zachytenie všetkého dôležitého. Možno aj preto viacerí z nich zacieľujú svoju pozornosť na “prvoužívateľov”. Je zrejmé, že máte iné potreby ak ste študent/ka a iné v prípade, že pracujete, popri tom rozbiehate vlastné projekty a ešte k tomu máte rodinu s deťmi. V konečnom dôsledku sa tak dostávame k otázke veľkosti a hmotnosti diára. Štandardný A5 formát je úplne postačujúci, ak máte 1 či 2 role, pri troch a viac je dobré poobzerať sa po riešeniach s hrebeňom. Patrí k nim spomínaný Franklin Planner, ADK-čko či najnovšie aj I can plánovač.

Je môj život viac o konkrétnych termínoch a časoch alebo o úlohách a prioritách?

Kľúčovou otázkou z hľadiska funkčnosti je, či potrebujete plánovať skôr termíny (a teda v diári nesmú chýbať klasické riadky s časmi) alebo úlohy dňa. Pokiaľ s papierovým diárom začínate alebo by ste radi nahradili svoj “hypermarketový poznámkovač”, skúste mrknúť na Doller (CZ) alebo diáre od madebythe: (SK) V pvom prípade (termíny) by som siahol po nedatovanom Dollerovi. Viac miesta na písanie úloh a poznámok ponúka Polročník alebo Nedatovník od madebythe:. Oba majú formát A5, len odlišne pracujú s priestorom.

Zdroj: Doller

Tieto dve značky zároveň okolo seba vytvárajú komunity, čo je zaujímavá pridaná hodnota a snaha ako k rozumu predsa len vtesnať viac srdca. Obe majú pre svojich užívateľov podporné skupiny na Facebooku – Doller uzatvorenú skupinu Doller friends a madebythe skupinu Žurnálisti.

Posledné dve otázky Ako si “sadne” s elektronickými nástrojmi, ktoré v súčasnosti používam a Aké očakávanie na zlepšenie svojho života od plánovača mám sú na dlhšie. Pri konzultáciách osobnej efektivity, keď príde reč na papierové riešenia, začíname práve druhou spomenutou otázkou. V rámci analýzy východiskovej situácie sa vieme pozrieť na to, aké nástroje pre Vás makajú v súčasnoti a čo by sa dalo na nich zlepšiť. Nie vždy sa treba dopracovať k záveru, že papierový diár veci zásadne posunie. Je to len jedna z možností…

Ako budete vedieť, že papierový diár sa stal neoddeliteľnou súčasťou Vášho života? Jednoducho ho zabudnite raz doma a uvidíte, čo sa stane 🙂

Pokiaľ by ste potrebovali poradiť pri výbere vhodného papierového riešenia vo vzťahu k Vášmu aktuálnemu životnému štýlu alebo konzultovať spôsob plánovania, plnenia úloh, práce s mailom, formy delegovania, využívania digitálnych nástrojov a podobne, pokojne mi napíšte.

0 comment
0 FacebookTwitterPinterestWhatsappEmail
Time managment

Rýchly pohľad na dva študentské diáre

by Peter Kulifaj

Začiatok školského roka 2020/2021 je bezpochyby iný, ako tie predchádzajúce. Napriek tomu, že veľa vecí je nejasných, jedno je isté – plánovanie je vec, ktorá môže pomôcť aj študentom a študentkom preplávať týmto náročným obdobím.

Do rúk sa mi dostali dva študentské diáre. Prvým z nich je Školák od Žurnál-u, druhým Školský motivačný diár od I can academy. Svoje časy strávené za laviciou sú už minulosťou, no predsa len sa s Vami rád podelím o svoje prvotné pocity z nich.

Školák

Tento diár ma formát blížiaci sa klasickému rozmeru A4. Padne dobre do ruky a veľmi príjemný je aj druh použitého papiera. Vnútorné usporiadanie je skôr “konzervatívne” s obvyklými prvkami, ktoré diáre od Žurnál-u majú a teda nájdete v ňom “ročnice” a “mesačnice” – pristor na plánovanie ročných a mesačných cieľov. Nechýba ani pravidelná výzva na sebahodnotenie toho, ako ste spokojný/á so stavom vášho zdravia, so zvládaním školy či práce, či sebarozvojom a vzťahmi.

Jeho slabšou stránkou, i keď tá nemá vplyv na prácu s diárom ako takým, sú podľa mňa použité “rady ako si nájsť prácu” na začiatku každého mesiaca. Niektoré z nich som ani po viacerých prečítaniach celkom nepochopil – prídu mi, že sú akosi vytrhnuté z kontextu iného textu. Pre mesiac január je to napríklad “Hlavným dôvodom, prečo takto skúmať, je možnosť vyhnúť sa najväčším kariérnym chybám: zvažovaniu príliš malého množstva možností.” V päte stránky je odkaz na nejaký text umiestnený na stránke thezurnal.sk (thezurnal.sk/skolak-5), avšak v čase písania tohto článku neboli odkazy funkčné. Potom sú tam vyjadrenia, ktorá mi nie celkom sedia, resp. dala by sa o nich viesť polemika. V júni Vás čaká tvrdenie “To, že ľudia v priebehu života pracujú v rôznych sektoroch a pracovných rolách, je dnes uznávanou skutočnosťou. Typický 25 – 34-ročný človek mení prácu každé tri roky” alebo pre mňa najväčšia záhada sa objavuje v mesiaci február, kde sa uvádza “Minimalizuj náklady spojené so skúšaním možností. Využi roky medzi strednou a vysokou školou. Je omnoho ťažšie prejsť z neziskového sektora do korporátnej sféry než naopak. Takže pokiaľ si nie si istý/á, skús najprv korporátny sektor.”

Ako však píšem, sú to skôr drobnosti a nemať na stole druhého adepta, Školský motivačný diár pretkaného múdrosťami, možno by mi to ani neprišlo na um. Školáka by som odporučil vysokoškolákom, prípadne končiace ročníky stredných škôl.

Školský motivačný diár

Graficky veľmi pekne spracovaný diár, určite zaujme skôr kreatívne duše. Priestoru na seriózne plánovanie je pomenej (formát blížiaci sa A6), takže si doň dokážete zapísať maximálne pár stručných info z každého dňa. Avšak pre cieľovú skupinu, ktorú je určený, je to podľa všetkého postačujúce. V diáry nájdete aj dlšie texty súvisiace s potrebou niekam patriť, riešením problémov, tým ako rozumne pracovať s technológiami a mnohé iné. Na to, aký je malý je tam toho celkom dosť.

Uvažujem, kto si tento diár kupuje v najväčšej miere. Niektoré časti sú skutočne dobre spracované a myslím, že majú šancu inšpirovať mladého človeka k zamysleniu – plnohodnotný úžitok z nich môže mať isto stredoškoláci, možno žiaci posledných ročníkov základných škôl. Určite niekto, kto má rád tento motivačný štýl – o kvalitné citáty nie je núdza.

Záverečný verdikt

Oba diáre majú čosi do seba. Školák je príjemný, dá sa hrať s priestorom a využiť ho na plánovanie týždňa/dňa v rozsahu, že s ním budete vedieť fungovať. Školský motivačný diár je vizuálne a obsahovo zaujímavý. Môj skromný typ je, že Školák nájdeme skôr v taškách študentov a Školský motivačný diár v taškách (alebo kabelkách) študentiek. Ak to nechceme poňať rodovo, ale podľa charakteristík – Školák pre tých s minimalistickým a usporiadaným myslením, kde obsah (to čo plánujem) je viac ako forma. Motivačný diár pre tých, ktorí majú radi, keď všetko okolo ich plánov a textov je plné atraktívnych vizuálnych podnetov.

0 comment
0 FacebookTwitterPinterestWhatsappEmail
Time managment

Tipy na prácu z domu a zopár vnútorných výziev

by Peter Kulifaj

S radami a návodmi na aplikácie a postupy pre zvládanie práce z domu sa pretrhlo vrece. Nebudem sa tak veľmi opakovať a spomeniem len pár pomocníkov, ktorý sprevádzajú mňa:

brain.fm – hudba, ktorá mi beží v slúchadlách. Autori sa chvália tím, že ide o vedecky testované metódu. Vyberáte si zo štyroch základných profil, z ktorých jeden je zameraný na sústredenie sa. Osobne som si musel chvíľu na štýl “hudby” chvíľu zvykať, no po mesiacoch užívania si už ani neviem predstaviť, že by som si pri hlbokej práci pustil čokoľvek z Youtube.

freedom.to – skvelá vec na blokovanie pozornosť zahlcujúceho webového obsahu (online denníky, Facebook a kolektív) tak na PC ako i v mobile. Viac o aplikácii nájdete v samostatnom článku.

Tasklog App – ak to niekedy nejde (nechce sa), je fajn prepnúť na techniku pomodoro alebo si jednoducho spustiť časovať, ktorý zabraňuje odbiehať. Je to taká psychologická barlička – keď už ten čas práce na úlohe beží, mal by som na nej robiť, nech objektívne viem, koľko som jej venoval. Tasklog APP obsahuje tak klasický ako i pomodoro časovať.

Manželka – to sa machruje, ako si človek doma vybaví kanceláriu, keď mi za chrbtom nestoja (tri malé) deti. Ale skutočná výzva prichádza až s nimi. My sme si to zatiaľ doma zariadili tak, že sme si rozdelili služby a zatiaľ to funguje. Až čas ukáže, ako dlho 🙂

Viac toho isto nájdete na nete (najmä nástroje pre kooperáciu tímov a sledovania práce na úlohách). Nad čím by som sa však rád ešte zamyslel je, ako sa k práci ako takej – v tejto neistej dobe, postaviť.

Možno patríte k niektorému z dvoch krajných pólov:

  • prestali ste plánovať, ťažko sa Vám sústredí a niektorých chytá aj vnútorná úzkosť,
  • fungujete naplno ďalej, lebo predpokladáte, že za pár týždňov je to za nami a vnútorne ste +/- so situáciou ok

Väčšina z nás je podľa všetkého niekde medzi, viac či menej bližšie k niektorému z krajných nastavení. Asi by si každý z nás prial fungovať naplno, no v živote sa potom možno ukáže, že to tak celkom nie je. U seba som si všimol nasledujúce “zmeny myslenia/správania”:

  1. Svoj weekly compas (týždenný plán k jednotlivým životným roliam) som nechal po X rokoch bez “veľkých kameňov”, teda prioritných úloh.
  2. Prišlo mi čudné, keď ľudia so mnou riešili veci ako podpis na výkaze práce či údržbárske práce v kancelárii. Zdalo sa mi to celkom malicherné v porovnaní s tým, čo sa aktuálne rieši.
  3. Viac uvažujem, ako koncipovať maily do tímu – najmä tie pomenúvajúce tvrdé fakty našej pracovnej (ekonomickej) reality tak, aby som nevyvolával úzkosť.

Keď som sa nad tým zamyslel, povedal som si, že bolo v poriadku nechať si priestor na maximálnu improvizáciu a neurčiť si na týždeň priority (na ďalší týždeň ich už chystám). Taktiež som presvedčil sám seba, že je fajn, že sa riešia aj drobnosti, ktoré netreba považovať za malicherné – sú skôr povzbudením. Miernejšie pomenovanie faktov sa mi zatiaľ nepodarilo nastaviť, možno neskôr 🙂

Chcem tým povedať, že treba fungovať. Ak to nejde zľahka a prirodzene, pomôžme si výdobytkami 21. storočia. A nebojme sa “zhovárať” – na priateľskej, ak treba aj odbornej báze o tom, ako pracujeme sami so sebou.

0 comment
0 FacebookTwitterPinterestWhatsappEmail

Prezeraním týchto stránok súhlasíte s využívaním cookies. OK