Portál verejných služieb www.slovensko.sk je funkčný už nejaký ten mesiac. Neustále sa posúvajúce lehoty pre povinnú elektronickú komunikáciu so štátom (najmä s finančnou správou) niektorých štatutárov neziskových organizácií možno tešia. Napriek nedostatkom, ktoré sprevádzajú spustenie a fungovanie portálu, jeho dobrovoľným používaním môžete ušetriť množstvo času a peňazí.
Pýtate sa ako? Kto máte v organizácii na starosti zabezpečovanie príloh k dotáciám, isto poznáte obálkovú tortúru so žiadosťami na množstvo subjektov a inštitúcií. Tej môže byť (čiastočne) koniec. Ostatný rok si tým prechádzam a rád by som Vám ponúkol svoju skúsenosť a dal pár rád a tipov, ako na to.
Bez elektronického občianskeho (eID) to nepôjde
Prvým podmienkou pre začatie využívania služieb štátu je vlastníctvo občianskeho preukazu so zaručeným elektronickým podpisom. Pokiaľ ho ešte nevlastníte, postup pre jeho získanie nájdete na jednej z podstránok portálu www.slovensko.sk. Dôležité je, aby tento typ OP mal štatutárny zástupca organizácie, prípadne každý zamestnanec, ktorý má mať oprávnenie so systémom pracovať. V prípade, že majiteľom eID už ste, potrebujete sa prihlásiť do svojej elektronickej schránky a schránku si aktivovať. Na stránke nájdete podrobné návody ako na to, takže túto pasáž preskočím a prejdem rovno k podstatnej otázke:
Ako vytvoriť prístup pre neziskovú organizáciu?
Nakoľko občianske združenia nemajú povinnosť elektronickej komunikácie so štátom, nie sú zapísané do evidencie, ktorá je podkladom pre automatické vytváranie schránok a prístupov – napríklad pre spoločnosti s ručením obmedzeným. Preto prvým krokom je odoslanie Žiadosti o zriadenie elektronickej schránky podnikateľského subjektu, ktorý sa nezapisuje do zákonom ustanovenej evidencie. Formulár nájdete na stránkach portálu, teda TU. Vyplnený a podpísaný ho treba spolu s prílohami zaslať fyzicky na adresu Úradu vlády. Nad tým, že sa všade píše o podnikateľských subjektoch sa asi netreba veľmi zamýšľať, špecifický formulár pre NGO som nenašiel a nám s organizáciou Mládež ulice tento prešiel.
Ak všetko prebehne ako má a administrátori spracujú Vašu žiadosti, po prihlásení do svojej schránky (ako fyzická osoba) sa Vám objaví ponuka subjektov, pod ktorým sa chcete prihlásiť. Teda nepôjdete automaticky do svojej “občianskej” schránky, ale vyberiete z ponuky Vašu organizáciu a vstúpite do “jej” schránky a všetky žiadosti budete podávať ako právnická osoba.
Schránku bude potrebné aktivovať, ale ide o rovnaký postup, ako keď ste si ju aktivovali ako fyzická osoba. Touto chvíľou sa stávate plnohodnotným hráčom v našom e-govermente. Poďme sa teda pozrieť, ako ušetriť sľúbený čas so získavaním príloh k dotáciám.
Princíp 1x a dosť
Počas toho, ako som sa učil so systémom pracovať som absolvoval niekoľko rozhovorov s pracovníkmi úradov, ktorí mi mierne zúfalo tvrdili, že celkom nevedia, čo so žiadosťami robiť. Ale to bolo v začiatkoch a teraz väčšina vecí funguje oveľa lepšie. Vymenil som si aj viacero mailov s človekom z odboru riadenia IT projektov na Úrade vlády, ktorý mi zodpovedal moje otázky a takto som začal chápať súvislostiam. Pochopil som tiež, že kľúčový princíp 1x a dosť nie je ešte dokončený a až bude, v podstate by subjekty štátnej správy či samosprávy vôbec nemali o ne žiadať. Vyberám z mailovej konverzácie:
Len pre upresnenie, Centrálna Správa Referenčných Údajov je trochu špecifická záležitosť – prostredníctvom jedného dopytu by sa mali dať získať údaje so všetkých zdravotných poisťovní a sociálnej poisťovne. Skúsil som to, no vyjadrenie mi prišlo bez zaručeného elektronického podpisu. Snažil som sa ho získať, aby som mohol spraviť jeho zaručenú konverziu (o tejto “chuťovke” viac ďalej), no nebolo to možné. No, preč od týchto detailov. Dôležité je, že tieto dáta sa dajú získať aj inak ako cez CSRÚ.
Poďme už konečne na to!
Väčšina dotačných schém vyžaduje tie isté prílohy, nakoľko postupujú podľa rovnakého zákona. Najrýchlejší spôsob, ako službu vyhľadať je podľa mňa nasledujúci:
Teda, prihlásite sa do konta, vyberiete “Všeobecná agenda” a pomocou full textového vyhľadávania začnete písať názov inštitúcie, ktorá vám má potvrdenie vydať. Je to oveľa efektívnejšie, ako by ste mali vyhľadávať cez službu. Tú Vám obvykle nenájde a to pravdepodobne z dôvodu, že u väčšiny orgánov budete podávať žiadosť cez tzv. “všeobecné podanie”, nie nejaké špecifické, ktoré by vedel systém full textovo vyhľadať. Prejdem teraz postupne jednotlivé inštitúcie a moju skúsenosť s tým, ako dopyty cez www.slovensko.sk riešia.
Potvrdenie Sociálnej poisťovne
Má to zvládnuté veľmi dobre. Obvykle v krátkom čase po odoslaní žiadosti Vám príde späť do elektronickej schránky potvrdenie o stave pohľadávok.
Výpis z registra trestov
Tiež zvládnuté veľmi dobré. Výpis z registra trestov Vám príde do schránky, poplatok je znížený o 50% oproti papierovej žiadosti, takže uhradíte len 2 eurá. Príkaz na úhradu Vám príde taktiež do schránky takmer obratom, takže po odoslaní žiadosti stačí naň počkať a zaplatiť ho cez internet banking.
To, čo zatiaľ nie je spustené, je výpis z registra trestov právnickej osoby. Kvôli tomuto je potrebné (zatiaľ) ísť fyzicky na príslušný úrad.
Potvrdenie z registra občianskych združení (MV SR)
Potvrdenie príde do e-schránky, opäť ušetríte (namiesto 5 € zaplatíte 2,5 €). Odporúčam však dôslednejšie si ustrážiť, či Vám v priebehu pár hodín (max. dní) príde platobný príkaz. Ja som mal skúsenosť s urgovaním, aby som potvrdenie vôbec získal v zákonnej lehote.
Inšpektorát práce
Potvrdenie o neporušení povinnosti legálneho zamestnávania (a ďalších) prišlo poštou. Zatiaľ vždy to bolo už na tretí či štvrtý deň po zaslaní žiadosti cez portál, čo príjemne prekvapilo.
Niektoré potvrdenia chodia poštou, nakoľko nie všetci pracovníci úradov majú prístup do systému a tak vám ho nevedia zaslať späť do e-schránky (tak som tomu pochopil z rozhovorov). Ide o legislatívne korektné riešenie, keďže v zákone sa píše:
Ak z technických dôvodov nie je orgán verejnej moci objektívne schopný vykonať právny úkon pri výkone verejnej moci elektronicky a tieto technické dôvody trvajú po takú dobu, že by na strane orgánu verejnej moci mohlo dôjsť k porušeniu povinnosti konať v lehotách podľa zákona, je oprávnený vykonať tento úkon aj inak ako elektronicky, ak mu to zákon nezakazuje.
Konkurznú súd
Potvrdenie z konkurzného súdu o tom, že žiadateľ nie je v konkurze, nie je voči nemu vedené konkurzné konanie, nie je v reštrukturalizácii a nebol proti nemu zamietnutý návrh na vyhlásenie konkurzu pre nedostatok majetku Vám taktiež nepríde do e-schránky, z vyššie uvedeného dôvodu. Pri tejto inštitúcii sa mi stalo, že požadovali pridanie žiadosti ako prílohy, u všetkých ostatných subjektov stačilo vložiť text do tela formulára.
Daňový úrad
Potvrdenie z príslušného daňového úradu je možné taktiež získať elektronicky. Procedúra je tu o čosi komplikovanejšia, keďže potrebujete mať autorizáciu k subjektu (teda Vašej organizácii) na stránke www.financnasprava.sk. Systém nepreberá automaticky údaje zo www.slovensko.sk a potrebujete si prejsť registračným procesom. O tom by mohol byť samostatný článok a rozoberať to tu by bolo na dlhšie.
Ak aj posielate žiadosti fyzicky poštou, odporúčam Vám používať v texte pri dotáciách zo štátneho rozpočtu nasledujúcu formuláciu:
Nakoľko ide o dotáciu z výdavkov štátneho rozpočtu, rád by som Vás požiadal o uplatnenie ustanovenie zákona č. 523/2004 Z.z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov, §8a, bod 6, a teda vydanie potvrdenia bezodplatne.
Opäť čosi ušetríte.
Zdravotné poisťovne (Dôvera, VŠZP, Union)
Na stránke www.slovensko.sk sú síce formuláre, ktoré by mohli súvisieť s touto agendou, no ide o už raz spomínané referenčné/konsolidované údaje a je to s nimi zložitejšie. Pri Dôvere sa mi tak osvedčuje online konto – teda žiadosť podám priamo cez ich web a príde mi na mail – elektronicky podpísaný (dokonca netreba ani zaručenú konverziu – TOP riešenie), Union postačuje vyplniť univerzálnu žiadosť, podpísať ju a oskenovanú poslať na ich mail. Späť Vám príde poštou alebo si ju môžete prevziať na pobočke. Pre VŠZP si chodím osobne v režime “na počkanie” (mám ju cestou do práce, inak by som hľadal iné riešenie).
Centrálny register exekúcií
Najnovšia novinka, s ktorou som sa stretol – potvrdenie o tom, že voči organizácií nie je vedené exekučné konanie. Potvrdenie vydáva Slovenská komora exekútorov a v čase publikovania tohto článku ich nenájdete ako subjekt na www.slovensko.sk. Prišlo mi to trochu zvláštne, keďže komory zriadené zákonom tam nájdete. Preto som poslal otázku na prevádzkovateľa, či by tam mali/nemali byť. Až príde odpoveď, isto tu nájdete aktualizáciu. Zo Slovenskej komory exekútorov mi prišlo len všeobecné vyjadrenie, že si ho môžem prísť vybaviť na počkanie osobne na Dobšinského 16 v Bratislave. Poplatok je 2,5 €. Pevne verím, že táto služba bude čoskoro taktiež online, bude sa dať uplatniť 50% zľava na elektronické podanie a nebude treba nikam chodiť osobne.
Zaručená konverzia – o čo ide?
Týmto pojmom som Vás zaťažil už niekoľko krát a tak len pre vysvetlenie: pokiaľ podáte žiadosť cez slovensko.sk a potvrdenie Vám príde do e-schránky, realizovať musíte tento akt. V reči zákona ide o nasledujúce:
Konverzia a zaručená konverzia
(1) Konverzia je postup, pri ktorom je celý, bežne zmyslami vnímateľný, informačný obsah pôvodného a) elektronického dokumentu transformovaný do novovzniknutého dokumentu v listinnej podobe, b) dokumentu v listinnej podobe transformovaný do novovzniknutého elektronického dokumentu, c) elektronického dokumentu transformovaný do novovzniknutého elektronického dokumentu, ktorý má iný formát elektronického dokumentu alebo inú verziu rovnakého formátu elektronického dokumentu ako pôvodný elektronický dokument.
(2) Zaručenou konverziou je konverzia s cieľom zachovania právnych účinkov pôvodného dokumentu a jeho použiteľnosti na právne úkony vykonaná postupom pre zaručenú konverziu podľa štvrtej časti.
V ľudskej reči to znamená, že uložíte prijatý súbor na USB kľúč, zájdete na poštu (integrované obslužné miesto) alebo do klientskeho centra a požiadate o zaručenú konverziu súboru. Moje prvé zážitky spojené s touto požiadavkou na pošte boli spojené s podozrievavým pohľadom, obvykle zavolaním vedúcej a všeobecnou mobilizáciou (v dobrom myslené). Na tretí alebo štvrtý krát som už vedel na každej ďalšej pošte odovzdať svoje know-how ako na to a tak sa to len zlepšovalo.
Len na okraj: Kým som pochopil tento princíp, podarilo sa mi prísť o jednu dotáciu. Domnieval som sa totiž, že keď mi niečo príde do schránky, jednoducho to vytlačím aj so stranou, kde je uvedený podpisovaný certifikát subjektu, ktorý potvrdenie vydal. Na samospráve (napr. Úrade Bratislavského samosprávneho kraja) si toto číslo nahodia do systému a zobrazí sa im platnosť dokumentu (ako to má Dôvera). Čudoval som sa síce, prečo to negeneruje nejaký QR kód, ktorý by si na úrade len načítali a nemusia nahadzovať zložité dáta ručne, ale domnieval som sa, že to je len otázka času. Ako hlboko som sa mýlil…
Zaručená konverzia Vás bude stáť síce 1,22 €|, no vždy je lepšie mať v e-schránke potvrdenie s možnosťou vyhotovenia v listinnej podobe v neobmedzenom množstve, ako platiť 1,5 € za overovanie toho istého dokladu doručeného poštou na matrike. Až raz bude všetko fungovať dokonale, žiadosti o dotácie by sa mali tiež zasielať elektronicky, takže samotná konverzia by mohla zmiznúť. Skúšal som to pri dotáciách BSK v roku 2017 (cez portál https://portal.egov.region-bsk.sk/), prišlo však vyjadrenie, že služba je nedostupná (chyba mala byť na strane Ústredného portálu verejnej správy)
Záverečný verdikt
Zhrnuté a podčiarknuté – využívaním portálu www.slovensko.sk:
- ušetríte čas spojený s čakaním v rade na pošte
- ušetríte na samotnom poštovnom
- znížia sa Vám správne poplatky za spoplatnené úkony o 50 %
- elektronické verzie potvrdení môžete dať konvertovať neobmedzený počet krát
Už niet na čo čakať. Termín 1. júl 2018 sa blíži…
P.S: v prípade, že by ste potrebovali pomôcť so zavádzaním týchto procesov, pokojne ma kontaktujte.