Ak mám pre niečo skutočne vášeň, tak je to plánovanie a všetko, čo sa okolo neho točí. Fascinuje ma hľadanie stále efektívnejších spôsob toho, ako zvládať čoraz viac úloh a zodpovedností (čo do šírky ako i hĺbky) pri rozumnej námahe a najmä, so zachovaním životnej pohody/rovnováhy. Ťažko povedať, v čom táto moja predispozícia tkvie – na jednej strane ma bezpochyby ženie strach, že stratím kontrolu nad svojim životom a tým, čo sa odo mňa (od seba) očakáva. Proste, keď nestíham, nemám plán a všetko plynie tak nejako samo, dostávam sa pod tlak a nie je neobvyklé, že upadám do rezignácie. Na druhú stranu, strach sám o sebe by nevytvoril toľko pozitívnej energie a pocitov, ktoré mám s procesom plánovania spojených. Fakt ma to baví a čím je hora vyššia, tým začína byť výstup zaujímavejším. Rád by som sa s Vami teraz podelil o to, ako som s týmto procesom začínal a čo som sa v začiatkoch naučil. Možno Vás to v niečom inšpiruje…
Dieťa – plánovač
Ako dieťa som mal špeciálny zošit. Pripomenulo mi ho listovanie so synmi v encyklopédiách, ktoré som ako školák čítaval. Pri rôznych dopravných prostriedkoch, domoch, predmetoch či zvieratách mám ceruzkou dopísané číslice. Do tohto zošita som si robil náčrty Zoo (alebo niečo na ten štýl), ktoré mala byť u nás za panelákom a vpisoval čísla “objektov”, ktoré budú pridelené do toho-ktorého sektora. Spomínam si, že som tam mal aj mená svojich spolužiakov a spolužiačok zo základnej školy, ktorí mali taktiež svoje miesto v systéme (dnes by som to asi nazval “pracovná pozícia”). U starých rodičov som zase prechádzal rôzne zákutia domu a záhrady a uvažoval, kde čo bude a ako bude systém fungovať. Keď som si na to s odstupom času spomínam, uvedomujem si, že to, čo teraz robím nie je až také odlišné od toho, o čom som ako dieťa sníval. Čo je fajn 🙂
Každopádne tým smerujem k tomu, že zárodky radosti z plánovania sa u mňa objavili už v detstve. Na strednej škole sa tento záujem na chvíľu vytratil (vtedy ma brala najmä psychológia), no na výške bol späť. Vtedy som si aj zaobstaral svoj prvý seriózny diár: ADK-čko. A práve v tomto období som sa dostal do fázy intenzívneho hľadania.
Hľadanie svätého grálu
Tak ako takmer každý, kto sa chce do nejakej témy naozaj ponoriť, začínal som štúdiom literatúry. Niekoľko krát som prečítal kultovú knihu Davida Allena GTD – Mať všetko hotové, pokračoval som Zen a hotovo, Najprv zjedzte žabu, Žiadne výhovorky, Koniec prokastrinácie, Ako zladiť prácu a osobný život, Zjednodušte si prácu až po Najdôležitejšie veci ako prvé od Franklina Coveyho a mnohé ďalšie.
Ak by ste sa ma spýtali, s ktorou z kníh začať, spätne by som Vám odporučil siahnuť po Zen a hotovo od Lea Babutu. Potom pokračovať Allanovým GTD a ostatok záleží od typu Vašej osobnosti a preferencií. Až budete skúsenejší, knihu Najdôležitejšie veci ako prvé nevynechajte, no isto ňou nezačínajte. Má totiž veľa do seba, no svojím obsiahlym a zdanlivým odbočovaním od témy Vás môže odradiť od jej čítania.
Predstavte si, ako to u začiatočníkov býva, že som začal po prečítaní každej z nich svoj systém meniť. Ak vezmem do úvahy aj to, koľko rôznych počítačových aplikácii som súbežne s tým testoval, vznikol v tom celkom pekný zmätok. Dostal som sa do fázy o ktorú sa opiera aj kritika: Kritici plánovania času tvrdia, že niektorí sa natoľko zahĺbime do hľadania vhodných nástrojov (online aj offline) zvyšujúcich našu efektivitu, že napokon zabudneme na to podstatné – prácu samotnú. Mal som krátke obdobie v mojom živote, kedy to skutočne u mňa takto vyzeralo. Skúšal som rôzne diáre, aplikácie, metódy a už to vyzeralo, že som sa chytil do pasce neustáleho hľadania, nespokojnosti a zmien. Potom však prišla chvíľa, kedy sa všetko upokojilo. Zrazu som bol so svojím systémom spokojný. Revolučné skoky nahradil prirodzený evolučný rytmus.
Ako teda vyzerá môj systém?
Mojimi hlavnými pomocníkmi sú diár Franklin Covey s dennou náplňou, Trello a Google kalendár. Kľúčovými postupmi sú ročné, mesačné, týždenné a denné plánovanie. To je v princípe všetko, čo k plánovaniu a vyhodnocovaniu dosahovania cieľov a plnenia záväzkov potrebujem.
V prvom kroku si na začiatku roka nájdem čas na naplánovanie ročných cieľov pre jednotlivé životné role. Tie si vložím do diára tak, aby som sa k nim mohol kedykoľvek vrátiť. Oceňujem to najmä vo chvíľach, kedy realizujem mesačné a týždenné plánovanie. Vďaka tomuto prvku v systéme mám kompas, ktorý mi pomáha držať smer v pokojných aj búrlivých časoch.
Tento nástroj by sám o seba však nestačil. Z aplikácie Trello som si vytvoril akúsi databázu na zapisovanie projektov, resp. úloh a ďalších krokov. Obsahuje všetky povinnosti a záväzky zo každej oblastí života/životnej role, ktorú mám pomenovanú ako dôležitú. Len tak pre zaujímavosť, ide o role @manžel, @otec, @predseda organizácie Mládež ulice, @podnikateľ (ešte sa tak celkom necítim, ale zámerne používam tento pojem, aby som sa s ním vžíval), @staviteľ domu a @syn/vnuk/brat/…
Posledným pomocníkom je Google kalendár. Do neho si zapisujem všetky pracovné aj osobné udalosti s konkrétnym termínom – teda najmä stretnutia, no žiadne úlohy. V práci máme nastavené zdieľanie kalendárov, takže vieme o sebe navzájom a zároveň je možné kalendár zverejniť anonyme aj na webe, vďaka čomu sa jednoduchšie dohadujú termíny s ľuďmi, s ktorými sa potrebujem stretnúť. Widget na ploche telefónu mi zároveň ukazuje termíny na daný deň, takže vidím, čo ma čaká.
Viac týmto nástrojom (a hlavne tomu, ako spolu kooperujú) v inom článku. Na záver by som sa rád ešte pomenoval tomu, prečo hľadanie nekončí.
Hľadanie nekončí
Myslím, že pre väčšinu ľudí úplne postačuje, aby sa dostali do stavu, kedy sú so svojím systémom spokojní a realizujú len jeho drobné úpravy. Pokiaľ žijete v kvadrante “B” – teda väčšinu svoju úloh neriešite pod výrazným časovým tlakom (čo je kvadrant “A”), máte čas na dôležité veci vo svojom živote, tak je úplne OK nevŕtať sa v tom a nerozbíjať to, čo funguje. Pokiaľ však máte plánovanie ako svoju vášeň, tak za a) budete neustále skúšať, čo to dá, b) ak to už nedávate, hľadáte ďalšie zdroje na to, aby ste posunuli svoje hranice, zručnosti, nástroje. A zároveň, keď Vám život sám ponúka celkom slušné časovo-úlohové výzvy, iná možnosť, ako systém neustále vylepšovať, ani neexistuje…
